El artículo 9 de la Ley Orgánica de Protección de Datos indica en su punto 1 que "el responsable del fichero, y, en su caso, el encargado del tratamiento, deberán adoptar las medidas de índole técnica y organizativas necesarias que garanticen la seguridad de los datos de carácter personal y eviten su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado, habida cuenta del estado de la tecnología, la naturaleza de los datos almacenados y los riesgos a que están expuestos, ya provengan de la acción humana o del medio físico o natural".
El Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, aprobó el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica de Protección de Datos que, en su Título VIII, desarrolla las medidas de índole técnico y organizativo que los responsables de los ficheros de datos y los encargados del tratamiento deben implantar para garantizar la seguridad y privacidad en los ficheros, los centros de tratamiento, locales, equipos, sistemas, programas y las personas que intervengan en el tratamiento de datos de carácter personal. En el caso de los sistemas de videovigilancia en el acceso a las grabaciones de las imágenes de las cámaras de seguridad.
Entre estas medidas obligatorias, se encuentra la elaboración de un documento de seguridad que recogerá las medidas de índole técnica y organizativa acorde a la normativa de seguridad vigente que será de obligado cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter personal.
En las instalaciones de videovigilancia en las comunidades de vecinos, el Documento de Seguridad elaborado por Prevent Security Systems acorde al modelo oficial, será entregado al Administrador de Fincas. Sus anexos serán redactados en cumplimiento de lo dispuesto en la L.O.P.D. y recogerán las medidas necesarias para garantizar la protección, confidencialidad, integridad y disponibilidad de los ficheros.
Mediante el Documento de Seguridad, se adoptan las medidas técnicas y organizativas que aseguran la correcta protección de datos. Su verificación es de obligado cumplimiento por el responsable del fichero.
El Documento de Seguridad será de aplicación a los ficheros que contienen datos de carácter personal que se hallan bajo la responsabilidad del responsable del fichero, incluyendo los sistemas de información, soportes y equipos empleados para el tratamiento de datos de carácter personal, que deban ser protegidos de acuerdo a lo dispuesto en la normativa vigente, los usuarios que intervienen en el tratamiento, tienen acceso a los datos y los diferentes permisos de acceso y los espacios en los que se ubican.
El personal sólo accederá a aquellos datos y recursos que precise para el desarrollo de sus funciones. El responsable del fichero establecerá mecanismos para evitar que un usuario pueda acceder a recursos con derechos distintos de los autorizados.